Vijf ploegen, vijf werkwijzen: de onzichtbare oorzaak van kwaliteitsvariatie

De fictie van één proces

Op papier is je proces glashelder: één productspecificatie, één recept, één procedure. In de praktijk draai je drie tot vijf processen tegelijk, afhankelijk van welke ploeg in dienst is. En binnen elke ploeg nog eens twee of drie varianten, afhankelijk van wie er die dag op de lijn staat.

Dat klinkt overdreven, maar loop eens een week mee en je ziet het: bij een overdracht zet de nachtploeg de dosering iets terug omdat lijn 2 onrustig liep. De ochtendoperator kijkt, loopt naar de installatie en verhoogt hem weer. Want zo werkt het bij hem. Gewoon twee mensen met twee verschillende werkwijzen op hetzelfde proces.

Waar komen die verschillen vandaan?

Deze verschillen in werkwijze komen voort uit het feit dat de echte kennis over procesbeheersing nooit is opgeschreven. Je hebt je SOP, werkinstructies en kwaliteitshandboek, die zeggen wat goed is en wat fout, maar niet wanneer je moet ingrijpen, met hoeveel, en waarom.

Die kennis zit namelijk in hoofden. In dat van de operator van de nachtploeg, die aan het geluid hoort dat de kogelmolen het zwaar krijgt. In dat van de ervaren kracht van de vroege dienst, die weet dat je bij deze grondstofcharge de viscositeit een graad lager moet houden. In dat van de late ploeg, die als enige nog weet waarom die procedure uit 2019 ooit is opgesteld. Ervaren mensen, met een schat aan ervaringskennis.

Met het kennissysteem van ELICIT is er niet langer een nachtploegwerkwijze en een ochtendploegwerkwijze. Er is één werkwijze, voor alle ploegen.

De verborgen kosten van verschillende werkwijzen

Maar wat zijn de risico’s van verschillende werkwijzen je eigenlijk?

Dat begint bij je OEE. Je ziet dat de nachtploeg structureel 4% lager scoort dan de dag. De nachtploeg heeft één manier van werken geleerd van één expert, en die manier werkt minder goed bij deze grondstof of dit type order.

Maar het vergroot ook je afkeur. Sommige organisaties zien op maandagochtend een piek omdat de overdracht van het weekend niet landt. De ene werkwijze stopt, de andere begint, en in dat gat valt productie.

Tot slot is je inwerktijd onnodig lang. Een nieuwe operator wordt door drie verschillende mensen opgeleid in drie verschillende ploegen. Hij krijgt drie tegenstrijdige verhalen over dezelfde machine. Hij kiest er één, meestal die van de aardigste collega. En zo plant de spreiding zich voort naar de volgende generatie

Waarom een betere werkinstructie het niet oplost

Veel organisaties pakken dit probleem aan met betere werkinstructies. Meer detail, meer plaatjes, een digitaal platform, een nieuwe SOP. Maar het werkt niet.

Een werkinstructie vertelt niet wanneer je mag afwijken, met hoeveel, en op basis van welk signaal. Dat beoordelingsvermogen, dat is precies de ervaringskennis die in hoofden zit. Een checklist die niet weet dat de grondstof vanochtend afwijkt, kan ook geen goede beslissing voorschrijven. Hij verwijst impliciet alsnog naar de operator: beoordeel zelf. En dan ben je terug bij af.

Hoeveel verschillende werkwijzen draaien er nu, deze week, op jouw productielijn? Als je dat niet zeker weet, dan heb je het antwoord eigenlijk al gevonden.

Hoe je het wél oplost

De sleutel ligt in het vastleggen van twee dingen: de standaard werkwijze voor procesbeheersing en de ervaringskennis van je beste experts.

De standaardwerkwijze voor procesbeheersing: wat is goed, wat wijkt af, wat is kritiek? Welke 20 tot 30 parameters bepalen de essentie van dit proces? Welke ingrepen mag de operator zelf doen, welke moet hij escaleren?

De ervaringskennis van je beste experts: naar welke signalen kijken zij, welke parameters bewaken zij, welke oorzaak-gevolgrelaties kennen zij die nergens in een handboek staan? Hoe herkent een ervaren operator een dreigende afwijking voordat het alarm afgaat?

Bij ELICIT leggen we dat in één model vast. We interviewen de experts, gemiddeld vijf keer, met een gestructureerde methode die meer dan twaalf jaar onderzoek als basis heeft. Tijdens die gesprekken leggen we niet alleen de ervaringskennis vast. We stellen tegelijk de standaardwerkwijze op voor het bewaken en bijsturen van het proces. De best practice wordt de norm.Dit verwerken we vervolgens tot een interactief digitaal kennissysteem dat iedere medewerker kan gebruiken, op ieder gewenst moment.

 

Wat er verandert

Met het kennissysteem van ELICIT is er niet langer een nachtploegwerkwijze en een ochtendploegwerkwijze. Er is één werkwijze, voor alle ploegen. Wat de ervaren operator deed op gevoel, kan de minder ervaren operator nu doen op basis van een gestructureerd model dat hem stap voor stap helpt.

• De maandagpiek zakt, want de variatie tussen ploegen wordt meetbaar kleiner.
• De inwerktijd halveert, omdat medewerkers één verhaal horen, gedragen door de hele organisatie.
• Je experts worden minder vaak gebeld. Hun kennis zit nu in de werkwijze van iedereen. Zij hebben tijd om aan verbetering te werken, in plaats van aan brandjes blussen.

De vraag die je jezelf mag stellen

Hoeveel verschillende werkwijzen draaien er nu, deze week, op jouw productielijn? Als je dat niet zeker weet, dan heb je het antwoord eigenlijk al gevonden. ELICIT kan je helpen om terug te gaan naar één efficiënt proces, breed gedragen, op basis van de werkwijze van je beste experts. Benieuwd hoe we dat doen? Lees meer over onze aanpak, of plan een kennismaking en we vertellen je graag meer.