6 Tipps für eine gute Arbeitsanweisung
Was ist eine gute Arbeitsanweisung? Ganz einfach: Eine, die tatsächlich genutzt wird. Klingt banal, ist aber oft eine Herausforderung. Besonders dann, wenn der Verfasser viel Fachwissen hat, ist die Versuchung groß, möglichst alle Informationen unterzubringen. Für den Anwender wird es dadurch jedoch schwer, schnell zu erkennen, was konkret zu tun ist – gerade bei Störungen oder Problemen, die sofortiges Handeln erfordern.
Darum geben wir Ihnen 6 konkrete Hinweise, wie Sie in kurzer Zeit eine Arbeitsanweisung schreiben, die direkt hilft – zum Beispiel bei einer Störung an der Anlage, einer Qualitätsabweichung am Produkt oder einem Problem mit der Steuerungssoftware: „Der Anlagenstart bleibt wieder bei Schritt 21 hängen!“
Tipp 1 – Wählen Sie einen präzisen Titel
Der Titel ist das Erste, was sichtbar ist. Er muss klar benennen, für welche Situation die Arbeitsanweisung gedacht ist und wann sie anzuwenden ist. Beschreiben Sie diese Situation deshalb kurz und eindeutig.
Gutes Beispiel: Anlagenstart bleibt bei Schritt 21 hängen
Schlechtes Beispiel: Ausführliche Beschreibung des Anlagenstarts und möglicher Ursachen von Problemen, die dabei auftreten können
Tipp 2 – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Listen Sie die notwendigen Handlungen in nummerierten Schritten auf. Das erleichtert die Ausführung und die Kommunikation im Team: „Ich bin gerade bei Schritt 3!“
Tip 3 – Erst prüfen
Oft ist nicht sofort ersichtlich, wie ein Problem zu lösen ist. Beginnen Sie deshalb mit Kontrollpunkten: Sind die Sollwerte korrekt eingestellt? Sind die Führungen sauber? Liegt der Behälter korrekt an?
Je nach erwarteter Grundkenntnis muss das nicht weiter erläutert werden – idealerweise schlägt sich der Anwender an die Stirn, denkt „Ach ja, natürlich!“ und behebt das Problem sofort. Eine Verlinkung zu weiteren Anweisungen oder Schritten ist selbstverständlich möglich.
Tip 4 – Danach: Anpassungen?
Wenn die Kontrollen abgeschlossen sind und alles stimmt, kann es notwendig sein, Anpassungen vorzunehmen. Beschreiben Sie dabei möglichst konkret was und wie etwas geändert werden muss. Eine kurze Erläuterung des Warum kann sinnvoll sein – aber bitte kompakt.
Das Wie verdient besondere Aufmerksamkeit: In welchen Schritten erfolgt die Anpassung? Bis wohin? Woran erkennt der Anwender, ob das Ziel erreicht ist? Formulieren Sie das präzise:
„Erhöhen Sie die Temperatur in 5-Grad-Schritten bis maximal 90 °C. Prüfen Sie nach jedem Schritt die Dichte und stoppen Sie, wenn der Zielwert erreicht ist.“
Tip 5 – Dann: Das Warum
Hintergrundinformationen und Erklärungen sind wichtig, um dem Anwender ein echtes Prozessverständnis zu vermitteln – anstatt nur blind Anweisungen auszuführen. Platzieren Sie diese Infos aber erst am Ende: Zuerst die Kontrolle und Handlung, dann die Erklärung.
Tip 6 – KISS: Keep It Short and Simple
Halten Sie die Arbeitsanweisung kurz, konkret und einfach. Das ist schwieriger, als es klingt.
„Ich hatte keine Zeit für einen kurzen Brief, also habe ich einen langen geschrieben.“ – Mark Twain
Eine prägnante Anleitung erfordert präzises Nachdenken – und bringt die Schwachstellen der unerwünschten Situation auf den Punkt. Genau deshalb braucht der Anwender überhaupt eine Anleitung – sonst hätte er das Problem selbst gelöst.
Unser Tipp: Schreiben Sie die Arbeitsanweisung gemeinsam mit dem Anwender. Sind die Schritte klar verständlich? Fehlt etwas? Stimmt die Reihenfolge? Wenn der Anwender die Anleitung beim ersten Mal erfolgreich nutzen kann, ist es eine gute Arbeitsanweisung.
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