Jouw ervaren operator is een knelpunt voor je bedrijf (en dat komt hierdoor)

Wat de meeste bedrijven doen

De meeste productiebedrijven werken zo: ervaren operators lossen problemen op, nieuwe operators lopen mee en pikken dingen op. Procedures staan in SharePoint of een map. En als er écht iets ingewikkelds gebeurt, bel je de expert.

Die werkwijze werkt, tot het niet meer werkt.

Je verborgen probleem

Want wat als je expert ineens drie weken op vakantie is? Dan duurt een storing die normaal 20 minuten kost ineens vier uur. Omdat niemand anders weet waar te beginnen.

Of erger: hij gaat met pensioen. Elk patroon dat hij herkent, elke beslissingen die hij intuïtief neemt: het loopt zo de deur uit. En jij zit met de gevolgen.

Dit probleem noemen we verborgen afhankelijkheid. Die merk je niet op zolang alles normaal doorloopt, die merk je pas wanneer het te laat is. En dan kun je nog maar 2 dingen doen:

1. Trial-and-error door andere operators (kost tijd, verhoogt risico)
2. Escaleren naar een externe specialist (duur, langzaam)

Geen van deze opties is acceptabel als je deadlines hebt, voor een klant die wacht.

Het gaat niet om de expert, het gaat om zijn kennis

Je probleem zit niet bij de experts, want het is juist mooi dat je ze hebt. Het probleem is dat hun unieke kennis niet vastgelegd en beschikbaar is. Hun expertise is namelijk veel gelaagder dan een simpele werkinstructie:

Laag 1: Procedures

Iedere expert kent de procedures. “Stel de temperatuur in op 180°C.” “Controleer de druk elke 30 minuten.” Dit hebben de meeste bedrijven ook wel ergens vastgelegd.

Laag 2: Beslissingslogica

De tweede laag heeft bijna geen enkel bedrijf vastgelegd: de beslissingslogica. “Als je dit geluid hoort bij deze temperatuur, dan komt het door luchtbellen in de leiding.” “Bij grondstof van leverancier A moet je 5 graden hoger instellen dan bij leverancier B.”

Dit is de kennis die het verschil maakt tussen een junior en een senior operator. Dat staat niet in procedures. Dat zit in hun hoofd.

Laag 3: Patroonherkenning

Ook de derde laag leg je zelden vast. Dit is de patroonherkenning. Een combinatie van signalen zien en meteen weten wat er aan de hand is. “De machine loopt 0,2 seconden langzamer, de temperatuur is stabiel maar het eindproduct heeft een afwijkende kleur. Dit komt door slijtage aan wals 3.” Deze kennis staat niet in procedures. Dit leer je door het honderden keren mee te maken.

Kortom: de meest essentiële proceskennis (laag 2 en 3) zit alleen in het hoofd van de expert. En zo vormt elke expert een potentieel knelpunt.

Hoe dit in de praktijk uitpakt

Bij JDE Joure, onderdeel van JDE Peet’s en producent van o.a. Douwe Egberts koffie, zagen ze dit probleem op de afdeling Liquid Packaging. Hier wordt een vloeibare koffie-oplossing voor de horeca verpakt.

Teamleider Raymond van Dijk: “Bij een storing of probleem lukte het operators niet altijd om deze zelfstandig op te lossen. Enkele zeer ervaren operators hebben de benodigde kennis wel, net als de teamleiders en de productiemanager. Daardoor werden zij bij problemen regelmatig overvraagd.”

De kosten van verborgen afhankelijkheid (die je nu al betaalt)

Afhankelijkheid kost geld, op allerlei manieren.

In tijd

Hoeveel uur per week besteedt jouw beste operator aan dezelfde vragen beantwoorden? Aan uitleggen hoe iets werkt? Aan problemen oplossen die anderen niet kunnen? Dat zijn uren die hij niet produceert of optimaliseert.

In groei

Hoeveel orders heb je al moeten afwijzen omdat je niet genoeg mensen hebt die zelfstandig kunnen werken? Hoeveel groeikansen laat je liggen omdat opleiden te lang duurt?

In risico

Wat kost één uur stilstand? En hoeveel uren stilstand riskeer je als je expert onverwacht uitvalt?

Dé oplossing: leg de kennis van experts vast

JDE Joure besloot met ELICIT de kennis van experts vast te leggen. Aan de hand van interviews werden alle kennislagen van de expert vastgelegd en met een kennissysteem toegankelijk gemaakt voor collega’s. Een operator weet nu precies aan welke “knoppen” hij mag draaien, op welk moment en welke taken hij kan overlaten aan de Technische Dienst.

Jan Jonker, operator met meer dan 30 jaar ervaring: “Collega’s kunnen nu zelfstandiger troubleshooten. Als ik het oude systeem aan een nieuwe operator liet zien, was dat moeilijk. Maar in ELICIT Online kun je op een specifiek onderdeel klikken en dan krijg je gelijk de relevante informatie te zien.”

Het resultaat? Raymond van Dijk: “Waar zit hem de grootste winst in? Minder vragen en kortere stilstanden. We komen sneller tot oplossingen en zien minder kwaliteitsafwijkingen. De ongeplande stops zijn een stuk korter. We kunnen problemen eerder verhelpen waardoor grote, lange storingen minder vaak voorkomen.”

Signalen dat het tijd is voor actie

Herken je minimaal twee van deze signalen op jouw werkvloer? Dan heb jij ook last van verborgen afhankelijkheid.

1. Je nieuwe operators zijn na maanden nog niet zelfstandig bij afwijkingen

Ze kunnen de standaard procedure volgen, maar zodra er iets afwijkends gebeurt, moeten ze wachten op een senior. Ze weten niet wanneer ze van de procedure mogen afwijken, welke parameters kritiek zijn, of hoe ze moeten prioriteren bij meerdere waarschuwingen tegelijk.

2. Je beste operators worden constant onderbroken met dezelfde vragen

“Hoe los ik dit op?” “Wat betekent deze foutmelding”. Je experts geven elke week dezelfde uitleg aan verschillende mensen en komen niet toe aan het werk waarvoor je ze eigenlijk nodig hebt: optimaliseren, verbeteren, complexe problemen oplossen.

3. Storingen duren langer als bepaalde mensen er niet zijn

Een probleem dat normaal 20 minuten kost, duurt ineens twee uur. Niemand weet waar te beginnen. Of operators proberen van alles, waardoor het probleem juist erger wordt of er kwaliteitsafwijkingen ontstaan.

4. Je kunt orders of groei niet aan, omdat je niet snel genoeg kunt opleiden

Elke nieuwe productielijn of extra ploeg betekent nieuwe mensen. Maar wie leidt ze op? Je ervaren operators zijn al overvraagd. En zelfs als je de tijd neemt, duurt het maanden voordat iemand zelfstandig kan werken. Groei wordt beperkt door opleidingscapaciteit.

5. Je ziet kwaliteitsafwijkingen die te laat worden herkend

Junior operators zien wel dat er iets niet klopt, maar herkennen niet wat het betekent. Ze wachten tot het probleem groter wordt of roepen te laat hulp in. Waar een ervaren operator al bij de eerste signalen had ingegrepen, loopt de productie door met afwijkingen.

 

Ben jij te afhankelijk van jouw ervaren expert? 

We vertellen je graag hoe jij de risico’s kan voorkomen. Plan een kennismakingsgesprek en bespreek jouw situatie. Geen verplichtingen, gewoon een vrijblijvend gesprek over wat bij jouw productieproces past.

Plan een kennismakingsgesprek