First time right van 80% naar 96% voor FrieslandCampina: “ELICIT verbetert duidelijk de procesbeheersing”

Bij FrieslandCampina Borculo hebben operators geen tijd om te schakelen tussen systemen, mensen en documenten. Daarom creëerden ze met ELICIT één plek waar alle proceskennis, kwaliteitscontroles, afwijkingsregistraties en beslismomenten samenkomen. Zo worden storingen snel opgelost, maar vooral voorkomen. Productiemanager Raoul Baarssen: “Ons first time right-percentage ligt nu op 96%.”

20 minuten de tijd

In de Formula-fabriek van FrieslandCampina in Borculo hangt alles samen. Een complexe verzameling machines en systemen produceert 21 producten, van reguliere tot high-grade kindervoeding. Als ergens een afwijking optreedt, hebben operators 20 tot 30 minuten om het op te lossen. Daarna stopt de hele keten.

Dat betekende jarenlang een zoektocht onder hoogspanning voor operators. “Ieder product had een ander kwaliteitssysteem. Kennis lag verspreid over Excel-lijsten, multomappen en wat later bleek: 37 verschillende systemen op de locatie. Als de informatie er al was, was die moeilijk te vinden,” zegt technoloog Marloes Vernooij. “Wat doe je dan? Dan bel je gewoon iemand die het uit zijn hoofd weet.”

Niet houdbaar

Maar die werkwijze bleek niet houdbaar. “We hebben best wat vergrijzing en verloop op technische functies,” zegt Raoul. “Dus het is moeilijk om proceskennis te behouden. Tegelijkertijd was er op alle disciplines onderbezetting, waardoor er geen tijd was om iedereen apart in te werken op alle proceskennis.”

In de zoektocht naar een oplossing kwam ELICIT in beeld. Dat was geen beslissing vanuit het management, benadrukken Marloes en Raoul. “We zijn eerst naar de operators gegaan en hebben gevraagd wat zij nodig hadden,” zegt Raoul. “Waar loop je tegenaan? Wat moet er anders?”

Het antwoord was concreet: ze wilden geen losse Excel-bestanden en klappers meer, maar een handzaam systeem, waarmee ze zowel de kwaliteit kunnen beheersen, als storingen en afwijkingen konden oplossen.

“We zijn eerst naar de operators gegaan en hebben gevraagd wat zij nodig hadden.”

Raoul Baarssen, productiemanager

Vanuit de vloer opgebouwd

Dankzij ELICIT kregen zij een kennissysteem waarmee dat mogelijk werd. Op basis van de kennis van hun beste mensen maakte ELICIT per proces een interactief digitaal model, waarmee je als operator direct ziet wat een afwijking veroorzaakt en welke stappen je moet zetten om het op te lossen. Maar dat niet alleen, vertelt Marloes. “We voegden ook afwijkingsregistraties, kwaliteitscontroles, OCAP’s en verwijzingen naar werkinstructies toe.”

Daardoor werkt het nu zo: een operator gebruikt ELICIT bij een storing, maar ook bij reguliere controles. Daarbij doorloopt hij simpele velden: een open antwoord, een ja/nee-vraag, of een waarde die binnen een bepaalde marge moet liggen. Het systeem leidt je er doorheen.

Blijft een waarde binnen de norm, dan is het goed en ga je door naar de volgende stap. Wijkt iets af, dan koppelt ELICIT daar automatisch een vervolgstap aan: een verwijzing naar de juiste werkinstructie, of een verplicht formulier dat doorgaat naar een teamleider of technoloog. De operator kan geen stap overslaan en moet het hele formulier doorlopen voordat hij verder kan.

Raoul: “Je weet bij elke stap: is dit goed, of niet? En je krijgt direct een suggestie voor wat je moet doen. Je weet dat je niets over het hoofd ziet. Dat geeft rust.”

Minder bellen, minder zoeken

Het gevolg is dat ELICIT nu standaard open staat langs de lijn. Raoul: “Operators weten: als ik iets wil weten, dan vind ik het hier. Het aantal telefoontjes voor informatie die moeilijk te vinden was, is daardoor flink gedaald. Ook worden storingen sneller gemeld, completer en met meer context.”

Bovendien wordt het systeem steeds rijker in kennis. “De meeste storingen die we tegenkomen staan inmiddels in het systeem, met de oplossing erbij. En als er iets nieuws gebeurt, dan voegen operators dat zelf toe. Daardoor is het een lerend systeem.”

“Je weet bij elke stap: is dit goed, of niet? En je krijgt direct een suggestie voor wat je moet doen. Je weet dat je niets over het hoofd ziet. Dat geeft rust.”

Raoul Baarssen

First time right van 76 naar 96 procent

Eén getal maakt de impact concreet: het first time right-percentage (de productie die in één keer goed gaat) ligt dit jaar op 96%, ver boven de gewenste 89% en nóg verder boven de eerder behaalde score (76-80%).

“Eerlijk is eerlijk: ik kan niet alles terugrekenen naar ELICIT,” zegt Raoul. “Maar het heeft de procesbeheersing duidelijk positief beïnvloed. Mensen besluiten eerder om een productie te stoppen bij een afwijking. Of ze zien dat ze nog binnen de toegestane grenzen zitten en kunnen doordraaien. Beide keuzes kun je nu verantwoord maken met hulp van ELICIT.”

Een bijkomend effect: de bewijsvoering bij klachten wordt makkelijker. “Als een klant een bijzonderheid meldt, heb ik binnen vijf minuten het batch record erbij, foto’s van handelingen, de afwijkingshistorie. We kunnen aantonen dat het aan onze kant goed is gegaan. Dat was vroeger niet mogelijk.”

Kansen voor opleidingen

Marloes en Raoul zijn helder: ELICIT is volledig geïntegreerd in het productieproces van de FrieslandCampina-formula. En ze zien nog meer kansen. “Learning & Development is nu bezig om ELICIT te gebruiken voor theoretische toetsing, zodat praktijkopleiders zich op het praktijkdeel kunnen richten. Dan heeft L&D minder werk aan de assessments, en worden beoordelingen consistenter,” zegt Marloes.

Advies voor goede implementatie

De wijze lessen van FrieslandCampina Borculo vormen een goed advies voor fabrieken die graag hun procesbeheersing en troubleshooting willen standaardiseren. Marloes: “Begin altijd met de behoeften van de werkvloer. Wanneer je een oplossing als ELICIT van bovenaf oplegt, dan zul je tegen weerstand oplopen en komt het gebruik trager op gang. Juist door de mensen op de werkvloer te betrekken en goed te luisteren naar wat zij nodig hebben, zorg je voor snellere adoptie én duurzaam gebruik.”