Van Merksteijn versnelt inwerken met ELICIT Online

Van Merksteijn International bestaat uit twee business units: Van Merksteijn Fences (hekwerken) en Van Merksteijn Steel (bouwstaal).

De grootste uitdagingen

Van Merksteijn Fencing Systems liep in de productie tegen een aantal problemen aan. Het inwerken van nieuwe medewerkers kostte veel tijd. Ook was het trainingsprogramma voor nieuwe medewerkers niet digitaal beschikbaar. Een ander belangrijk pijnpunt voor Van Merksteijn was het ontbreken van een uniforme werkwijze. Daarnaast hebben medewerkers veel ervaringskennis, maar die was nergens vastgelegd. Die kennis dreigde verloren te gaan als zij met pensioen zouden gaan. Ten slotte waren operators bij storingen en andere problemen afhankelijk van andere, meer ervaren collega’s. Dat kostte tijd, en dus geld.

Gewoon ‘even in ELICIT kijken’

ELICIT Online startte bij Van Merksteijn met een pilotproject. Kennisanalist Emiel Weijn stelde een kennisfile op voor de Schlatter-laslijn. Hüseyin Kiremit, opleider en coach, en Bülent Şimşek, projectleider, waren onder de indruk van de snelheid waarmee de kennisanalist van ELICIT Online het proces doorgrondde. “Soms waren wij weken bezig met het opleiden van nieuwe collega’s. Dat zij ons proces zo snel doorhadden, dat was bijzonder.”

Na de succesvolle implementatie van de eerste kennisfile maakte ELICIT Online kennisfiles van vijf andere productieprocessen, onder andere voor trekken van walsdraad en de zinklijn. Bijna het hele productieproces van Van Merksteijn Fences is nu in kaart gebracht, waarbij de kennisfiles ook onderling met elkaar verbonden zijn. Zo zien medewerkers eenvoudig of een afwijking veroorzaakt kan zijn door een fout in de processtap daarvoor. Nu is het een kwestie van ‘even in ELICIT kijken’ om de oplossing te vinden. “We hebben te maken met honderden soorten storingen. Sommige komen maar zelden voor. Met ELICIT zijn zelfs onze meest ervaren medewerkers sneller bij de oplossing”, zegt Kiremit.

Interviews vormen de basis van de kennisfiles, maar collega’s gingen ook onderling met elkaar in gesprek over de gewenste, uniforme werkwijze. “Ook de meest ervaren collega’s zeggen nu: ELICIT is heel handig. Ik kan mijn kennis nu makkelijk opfrissen”, zegt Şimşek. Met de software van ELICIT Online leidt het bedrijf nieuwe en huidige medewerkers sneller op. Daar is Kiremit als coach en opleider heel blij mee. “Met de toetsfunctionaliteit kan ik medewerkers zelfs per onderdeel toetsen.”

Een deel van de medewerkers spreekt geen Nederlands, alleen hun moedertaal. Omdat dit bij meerdere klanten van ELICIT Online het geval is, ontwikkelde ELICIT een vertaalfunctie. De kennisfile is daardoor beschikbaar in het Nederlands en in het Turks, Duits en Pools. Als de kennisfile wordt gewijzigd, is dit meteen zichtbaar in alle talen. Iedereen, ongeacht achtergrond of taalniveau, kan zo op hetzelfde kennisniveau werken. Begin 2024 werken er circa 150 medewerkers met de software van ELICIT Online en dat worden er steeds meer. We zeggen wel eens tegen elkaar: ELICIT is als Google, je kunt het antwoord altijd vinden”, zegt Şimşek.

Van Merksteijn is erg positief over de samenwerking met ELICIT Online. “Ze hebben ons heel goed begeleid en getraind. Als we vragen hadden, kwamen zij snel met een antwoord.” Projectleider Şimşek werkte voorheen in de productie maar werd door Van Merksteijn vrijgemaakt voor de implementatie van ELICIT Online. Na training van ELICIT Online is hij nu content- en modelbeheerder en onderhoudt hij zelf de zeven kennisfiles binnen Fences. Daar is de meeste kennis en processen in kaart gebracht. Şimşek gaat hierna aan de slag met nieuwe kennisfiles voor Van Merksteijn Steel.

Resultaten: meer kennis, minder stilstand

Personeel is zich door gebruik van de kennisfiles bewuster van de impact van hun werk op volgende processtappen en herkennen eerder afwijkingen uit voorgaande processen. Zij voeren daardoor vaker zelfstandig kwaliteitschecks uit en dat leidt weer tot minder faalkosten. De Technische Dienst en de voormannen van de ploegen worden minder belast met vragen omdat medewerkers zelfstandig tot oplossingen komen. Van Merksteijn is daarnaast merkbaar minder tijd kwijt aan opleiden en coachen. Şimşek: “Met ELICIT hebben we een kennisbank die 24/7 open is. Niemand hoeft op een ander te wachten als er een storing is. We merken aan alles dat het beter gaat in de productie. Er is veel minder stilstand. Uiteindelijk is dat waar het om gaat.”