Warum eine Excel-Datei mit Störungen und Lösungen kein Wissensmanagement ist
Sie haben eine Excel-Datei mit Störungen und Lösungen. Eine Liste, die im Laufe der Jahre gewachsen ist und jedes Mal ergänzt wurde, wenn wieder etwas schiefging. Es fühlt sich an, als würden Sie Wissen festhalten, als würden Sie Ihre Organisation weniger anfällig machen. Doch die Realität ist leider eine andere.
Der Unterschied zwischen Feuerlöschen und Steuern
Seien wir ehrlich: Eine Excel-Datei mit Störungen dokumentiert Ihre Vorfälle. Jede Zeile in dieser Datei steht für einen Moment, in dem es bereits zu spät war. Eine Charge, die verworfen wurde, eine Produktionslinie, die stillstand. Mit anderen Worten: verlorene Zeit und möglicherweise Produktverlust.
Was darin jedoch nicht steht: wie Sie diese Störungen verhindern.
In Ihrer Datei finden sich nicht die Signale der Maschine, bevor ein Problem eskaliert. Dort steht nicht, dass ein Anstieg der Temperatur bei gleichzeitig sinkendem Druck auf ein Problem in Bereich X hinweist, noch bevor die Maschine stoppt. Genau dieses Wissen macht jedoch den Unterschied zwischen reaktivem Feuerlöschen und proaktivem Steuern.
Knopfdrücker
Eine Störungsliste sagt Ihnen, was zu tun ist. „Bei Störung X → führe Aktion Y aus.“ Aber sie erklärt nicht warum. Die Folge ist, dass Mitarbeiter zu Knopfdrückern werden: Sie führen Anweisungen aus, ohne das System wirklich zu verstehen. Sobald die Situation auch nur leicht von der Liste abweicht, rufen sie den Experten an, der ohnehin schon ausgelastet ist. Und die Produktion steht wahrscheinlich still.
Was Sie eigentlich wollen, ist, dass Mitarbeiter den Prozess beherrschen. Dass sie verstehen, welche Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge bestehen und welche Folgen es hat, wenn sie eine bestimmte Einstellung verändern. Nur so verfügen sie über das Wissen, Störungen zu vermeiden, statt sie lediglich zu beheben.
Eine Störungsliste sagt Ihnen, was zu tun ist. „Bei Störung X → führe Aktion Y aus.“ Aber sie erklärt nicht warum.
Den Prozess blitzschnell verstehen
Diese Prozessbeherrschung zu erlernen dauerte früher immer Jahre. Aber was wäre, wenn es viel schneller gehen könnte? Was wäre, wenn Sie das Prozesswissen Ihres erfahrensten Experten festhalten und sofort für alle Ihre Mitarbeiter nutzbar machen könnten. Auch für diejenigen, die gerade erst anfangen?
Genau das hat zum Beispiel Burg Azijn in Heerhugowaard getan: Der Essighersteller hielt fest, wie seine Meisterbrauer denken. Welche Prozessparameter halten sie für entscheidend? Wie hängen Einstellungen und Produkt zusammen? Wann greifen sie ein? Und was sind dann die richtigen Schritte? Burg Azijn hat dieses Wissen mit ELICIT in ein praktisches Wissensmodell überführt, das direkt auf der Produktionslinie eingesetzt wurde. Das Ergebnis? „Wir sehen schnellere Reaktionszeiten bei Prozessabweichungen und Operatoren haben mehr Handlungsmöglichkeiten bei Störungen“, sagt Produktionsmanager Viljo Pos.
Der Unterschied im Ansatz
Mit Excel:
„Wenn die Maschine stoppt und eine rote Lampe leuchtet, setze die Maschine zurück.“
Mit einem Wissensmodell:
„Achten Sie auf Temperatur und Druck. Wenn die Temperatur steigt, während der Druck sinkt, deutet das auf eine Leckage in Bereich B hin. Kontrollieren Sie zuerst die Dichtung an Messpunkt X, dann das Ventil bei Y. Wenn der Druck unter 2,3 bar fällt, passen Sie Einstellung A um 10 % an, um Produktverlust zu vermeiden. Das funktioniert, weil der Druckabfall direkten Einfluss auf das Mischungsverhältnis und damit auf die Produktqualität hat.“
Das erste ist eine Aktionsliste für bekannte Probleme. Das zweite vermittelt Verständnis für den Prozess, sodass Mitarbeiter nicht nur wissen, welche Handlung sie ausführen müssen, sondern ihren Prozess dadurch auch besser beherrschen.
Drei Muster, die Sie mit gutem Wissensmanagement durchbrechen
Muster 1: Lange Einarbeitungszeiten werden kürzer
Beim traditionellen „Mitlaufen“ bleiben neue Mitarbeiter lange von erfahrenen Kollegen abhängig. Dadurch ist die Lernkurve lang und unvorhersehbar. Niemand weiß genau, wann ein neuer Operator selbstständig arbeiten kann. Und solange das nicht der Fall ist, belastet jeder neue Mitarbeiter das Team.
Wenn ein neuer Mitarbeiter jederzeit digitalen Zugang zum Wissen dieses erfahrenen Kollegen hat, kann er viel schneller selbstständig die richtige Entscheidung treffen.
Muster 2: Unterschiede zwischen Schichten verschwinden
Wenn Expertise auf verschiedene Köpfe verteilt ist, entstehen Unterschiede in der Produktion. Die Frühschicht geht anders vor als die Nachtschicht, sie arbeiten nicht mit derselben Wissensbasis. Dadurch müssen oft dieselben Probleme immer wieder neu gelöst werden.
Wenn Sie ein gemeinsames Wissensmodell nutzen, wie bei Burg Azijn, treffen alle dieselben fundierten Entscheidungen. Dadurch wird Ihre Arbeitsweise standardisiert.
Muster 3: Qualität hängt nicht länger von einzelnen Personen ab
Oft ist ein Produktionslauf stabil, der nächste nicht. Das hängt davon ab, wer gerade an der Linie arbeitet. Bei FrieslandCampina Beilen gab es zum Beispiel regelmäßig Probleme mit Schaumbildung.
Heute folgen die Operatoren festen Schritten und produzieren dadurch stabiler. Sie erkennen Abweichungen schneller und korrigieren sie früher. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Qualität verbessert sich. In jeder Schicht.
Die Frage, die Sie sich stellen sollten
Wenn Sie jetzt auf Ihre Excel-Datei mit Störungen und Lösungen schauen, stellen Sie sich diese Frage: Dokumentieren Sie, was schiefgelaufen ist, oder halten Sie fest, wie Sie verhindern, dass es überhaupt schiefgeht?
Mit intelligentem Wissensmanagement vermeiden Sie, ständig nur Probleme zu beheben, und bringen Ihre Prozesse unter Kontrolle.
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