Waarom een Excel met storingen en oplossingen géén kennismanagement is
Je hebt een Excel-bestand met storingen en oplossingen. Een lijst die in de loop der jaren is gegroeid, telkens aangevuld wanneer er weer iets fout ging. Het voelt alsof je kennis vastlegt, alsof je je organisatie minder kwetsbaar maakt. Maar de realiteit is helaas anders.
Het verschil tussen brandjes blussen en sturen
Laten we eerlijk zijn: een Excel met storingen documenteert je incidenten. Elke regel in dat bestand vertegenwoordigt een moment waarop het al te laat was. Een batch die werd afgekeurd, een lijn die stilstond. Oftewel: verloren tijd en mogelijk productverlies.
Maar wat er niet in staat: hoe je deze storingen voorkomt.
In je bestand staan niet de signalen van de machine vóórdat een probleem escaleert. Er staat niet dat als de temperatuur stijgt terwijl de druk daalt, dit wijst op een probleem in sector X, voordat de machine stopt. Maar dit is precies de kennis die het verschil maakt tussen reactief brandjes blussen en proactief sturen.
Knoppendrukkers
Een storingslijst vertelt je wat je moet doen. “Bij storing X → voer actie Y uit.” Maar het vertelt je niet waarom. Het gevolg is dat je medewerkers knoppendrukkers blijven: ze voeren instructies uit zonder begrip. Zodra de situatie net iets afwijkt van de lijst, bellen ze die expert die al zo druk is. En staat de productie waarschijnlijk stil.
Wat je wil is dat medewerkers het proces beheersen. Dat ze begrijpen welke oorzaak-gevolgrelaties er zijn en wat de gevolgen zijn als ze een bepaalde instelling wijzigen. Want alleen zo hebben ze de kennis om storingen te voorkomen in plaats van oplossen.
Een storingslijst vertelt je wat je moet doen. “Bij storing X → voer actie Y uit.” Maar het vertelt je niet waarom.
Razendsnel het proces begrijpen
Die procesbeheersing kostte altijd jaren om te leren. Maar wat als het véél sneller kan? Wat als je de proceskennis van je meest ervaren expert kunt vastleggen en direct bruikbaar kunt maken voor al je medewerkers. Ook die net begint?
Dat deden ze bijvoorbeeld bij Burg Azijn in Heerhugowaard: de azijnfabrikant legde vast hoe hun meesterbrouwers dachten. Welke procesparameters vinden zij essentieel? Hoe hangen instellingen en product samen? Wanneer grijpen ze in? En wat zijn dan de juiste stappen? Burg Azijn verwerkte deze kennis met ELICIT in een handig kennismodel dat direct op de werkvloer werd gebruikt. Het resultaat? “We zien snellere responstijden bij procesafwijkingen en operators hebben meer handvatten bij storingen,” vertelt productiemanager Viljo Pos.
Het verschil in aanpak
Met Excel:
“Als de machine stopt en er is een rode lamp, reset dan de machine.”
Met een kennismodel:
“Let op de temperatuur en de druk. Als de temperatuur stijgt terwijl de druk daalt, wijst dat op een lekkage in sector B. Controleer eerst de afdichting bij meetpunt X, dan de klepafsluiting bij Y. Als de druk onder 2,3 bar komt, pas instelling A aan met 10% om productverlies te voorkomen. Dit werkt omdat de drukval direct invloed heeft op de mengverhouding en daarmee op de productkwaliteit.”
Het eerste is een actielijstje voor bekende problemen. Het tweede geeft begrip van het proces, zodat medewerkers niet alleen weten welke actie ze moeten uitvoeren, maar ze hierdoor ook beter hun proces beheersen.
Drie patronen die je doorbreekt door goed kennismanagement
Patroon 1: Lange inwerktijden worden korter
Bij het traditionele ‘meelopen’ blijven nieuwe medewerkers lang afhankelijk van ervaren collega’s. Dat maakt de leercurve lang en onvoorspelbaar. Niemand weet precies wanneer een nieuwe operator zelfstandig kan werken. En zolang dat niet het geval is, belast elke nieuwe medewerker het team.
Wanneer een nieuwe medewerker op ieder moment digitaal toegang heeft tot de kennis van die ervaren collega, kan hij veel sneller zelfstandig de juiste beslissing nemen.
Patroon 2: Verschillen tussen diensten verdwijnen
Wanneer expertise is versnipperd over verschillende hoofden ontstaan verschillen in productie. De ochtenddienst pakt iets anders aan dan de nachtdienst, ze werken niet vanuit dezelfde kennisbasis. Daardoor moeten vaak dezelfde problemen opnieuw worden opgelost.
Door één kennismodel te gebruiken, zoals Burg Azijn, maak je allemaal dezelfde (onderbouwde) keuzes. Dat standaardiseert je werkwijze.
Patroon 3: Kwaliteit varieert niet langer per persoon
Vaak is de ene productierun stabiel, de andere niet. Dat is namelijk afhankelijk van wie er draait. Bij FrieslandCampina Beilen hadden ze bijvoorbeeld regelmatig problemen met schuimvorming.
Nu volgen de operators vaste stappen, waardoor ze beter produceren. Ze herstellen afwijkingen sneller, waardoor de foutmarge verkleint en de kwaliteit verbetert. In elke ploeg.
De vraag die je jezelf moet stellen
Als je nu naar je Excel-bestand kijkt met storingen en oplossingen, stel jezelf dan deze vraag: documenteer je wat er fout ging, of leg je vast hoe je kunt voorkomen dat het fout gaat?
Met slim kennismanagement voorkom je dat je brandjes blijft blussen en krijg je processen in control.
Ben je benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Ontdek vrijblijvend de mogelijkheden van ELICIT. Maak gewoon eens kennis om te vertellen over jouw uitdagingen.
Relevante onderwerpen
Verpakkingsmachines: Hoe los je storingen op?
De verpakkingslijn is de laatste cruciale stap in het productieproces. Hier wordt waarde toegevoegd door producten zorgvuldig te verpakken. Wanneer deze lijn soepel draait, lijkt alles vlekkeloos te verlopen.
Kennisborging een enorm project? Niet op deze manier
Veel organisaties weten dat ze iets moeten doen aan kennisborging. De expert die al dertig jaar op de lijn staat, gaat binnenkort met pensioen. Toch blijft het project maar vooruit geschoven worden, want waar begin je eigenlijk? En wie heeft nou tijd voor zo’n enorm project? Maar wat ze niet weten is dat het eigenlijk héél makkelijk kan. Met een kleine stap en een voorspelbaar eindresultaat. We leggen uit hoe.
De afvalwaterzuivering
Stel je voor, je bent afhankelijk van een enkele expert die precies weet hoe je de afvalwaterzuiveringsinstallatie (AWZI) beheert. Deze expert kan soms aan de geur al detecteren welke actie nodig is, welke balans er nodig is tussen bacteriën, enzymen en andere componenten.
Maar wat gebeurt er als deze expert er niet is, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie? En wat als hij of zij binnenkort met pensioen gaat?
Afvalzuiveringsinstallaties (AWZI’s) vormen een cruciaal onderdeel van productieomgevingen en een verstoring kan de hele fabriek stilleggen. Iets wat bedrijven met lozingsverplichtingen koste wat kost willen vermijden.
De grijze golf: Kans of bedreiging?
Naarmate de Nederlandse bevolking vergrijst, met bijna 20% nu ouder dan 65 jaar, worden we geconfronteerd met een uitdaging én een kans: het behouden van cruciale kennis binnen afdelingen en teams. De toenemende ‘grijze druk’, benadrukt de noodzaak om de schat aan ervaring en expertise die onze senior collega’s bezitten, te koesteren en over te dragen.
Steeds meer organisaties ontwikkelen daarom een strategie om deze kennis te behouden en te benutten, voordat deze met pensioen gaat. Het behoud van bedrijf kritische kennis voor het waarborgen van organisatorische veerkracht en concurrentievermogen.
Haal kennis uit hoofden
ELICIT Online is dé oplossing voor het vastleggen en overdragen van ervaringskennis.
Elke organisatie heeft experts rondlopen die een schat aan ervaring hebben opgebouwd in het beheersen van de productieprocessen. Met onze software stellen we organisaties in staat om zelfstandig, gestructureerd en zeer snel deze waardevolle ervaringskennis vast te leggen
