Wanneer de meester vertrekt: hoe CONO een halve eeuw kaasmakerij-kennis opvangt

Het pensioen van teamleider Pieter (50,5 jaar ervaring) confronteerde kaasmaker CONO met een belangrijke uitdaging: hoe zorgen we dat de kennis van zulke ervaren mensen behouden blijft? Arthur van Esveld, manager productie, en Mike Koster, de nieuwe teamleider Kaasmakerij leggen het uit: “Met ELICIT heeft elke operator autonomie.”

Kaas maken, verre van makkelijk

Kaasmaken is verre van simpel, dat weten ze bij CONO als geen ander. De producent van onder meer Beemster Kaas, werkt al 125 jaar aan de perfecte methode. “Maar je bent van veel factoren afhankelijk”, legt Mike Koster uit. “Per seizoen verschilt de voeding voor koeien, wat weer leidt tot andere melk. Het klimaat in de fabriek heeft invloed op je product. Tegelijkertijd is de tijdsdruk hoog; een half uur stilstand zie je al terug in de kaas. Er zijn veel fijne kneepjes.”

Alles in het hoofd van een kleine groep

Die fijne kneepjes leerden kaasmakers door te doen. Door jarenlang te kijken, luisteren, ruiken, fouten te maken en bij te sturen. Tot ze precies wisten wanneer ze even aan dat ene knopje moesten draaien. Teamleider Pieter was zo iemand. “Hij werkte al meer dan 50 jaar in de fabriek”, zegt Mike. “Samen met een paar andere collega’s kende hij alle ins en outs van de kaasmakerij. Wanneer er een afwijking of storing optrad, belden collega’s hem. Dus toen zijn pensioen naderde dachten we: hoe behouden we de kennis die hij in 50 jaar opdeed?”

“Pieter kende alle ins en outs van de kaasmakerij. Toen zijn pensioen naderde dachten we: hoe behouden we de kennis die hij in meer dan 50 jaar opdeed?”

Arthur van Esveld, manager productie

Kennis borgen met ELICIT

Productiemanager Arthur van Esveld kwam via Herman Ouwerkerk in contact met ELICIT. “Met hen ontdekten we dat we de overload aan informatie die Pieter bezit op een praktisch toepasbare manier konden vastleggen”, zegt Arthur.

Kennisanalist Milou interviewde Pieter en andere ervaren medewerkers over hun dagelijkse werkwijze. Niet de vaste instructies, maar juist de impliciete kennis die ze in jaren opbouwden. De persoonlijke inschattingen, de handige trucjes, de essentiële parameters waar ze op letten.

Arthur: “Milou verwerkte dit met de ELICIT-methode tot een kennisfile: een interactief model met direct toepasbare kennis voor op de werkvloer. Er waren tussentijds evaluaties, met mogelijkheden om het model verder op maat te maken. Hierdoor werd het model goed afgestemd op onze wensen en was het direct inzetbaar op de werkvloer. Dat werd direct gewaardeerd door de operators die het gebruikten.”

Eerst de tool, dan de cultuurverandering

Toch werd het ELICIT-model niet overal met gejuich ontvangen, zeggen Arthur en Mike eerlijk. “Er was wel wat scepsis. Vanuit technologen klonk: ‘Dit hebben we toch allemaal al lang opgeschreven?’. Ervaren operators zeiden: ‘Ja, dit weet ik allemaal al.’ Anderen waren bang dat ze werden vervangen door een systeem. Dat is iets waar je even doorheen moet.”

Er was ook al het een en ander vastgelegd, maar wat iemand met 50 jaar ervaring doet bij afwijkingen en storingen juist niét. “Je melk wil niet stremmen. Hoe ga je daar dan mee om, als je geen tijd hebt om de boeken in te duiken? De tijdfactor maakt het uitdagend. Het model van ELICIT kun je op zo’n moment direct in de praktijk gebruiken.”

Mike en Arthur zetten ELICIT daarom keer op keer op de agenda, waarbij ze uitlegden hoe het programma operators juist kon helpen in hun dagelijkse werk.

De verschuiving volgde: “De jonge operators die nog in opleiding zijn zagen de meerwaarde. De meer ervaren operators volgden later. Wat opviel was dat ervaren mensen niet alleen de tool gebruikten, maar ook suggesties deden om de inhoud te verbeteren. Bij elke ploeg had je eigenlijk wel één ervaren operator die dat deed. Mensen pakten dus eigenaarschap over het proces, dat was mooi om te zien.”

Het resultaat: autonomie en toekomstbestendigheid

Harde resultaten zijn na een paar maanden nog moeilijk te meten, maar de manager en teamleider zien de eerste verschillen al optreden. Arthur ziet dat de organisatie leert. “In ELICIT staan handelingen bij afwijkingen heel duidelijk uitgelegd: bij deze situatie moet je die en die stappen doorlopen. Zeker in het begin vergaten we wel eens stappen of maakten we verkeerde keuzes, doordat we niet in het systeem keken. Toen zeiden we: als je nu wel het systeem had gepakt, dan had je gezien dat je deze stap had overgeslagen.”

“Operators pakken nu ook eigenaarschap over het proces” 

Mike Koster, teamleider kaasmakerij.

Daardoor groeit de zelfredzaamheid van operators met de dag. Mike Koster: “Operators krijgen autonomie. Niet alleen de kleine groep kennisdragers, maar iedereen. Ook de nieuwe mensen. Dat is van enorme waarde voor de toekomst. De komende jaren raken we namelijk nog meer ervaren kennisdragers kwijt die decennia bij CONO werken. Dan is zo’n kennisbestand een heel handig om nieuwe medewerkers snel wegwijs te maken.”

De volgende stappen

Nu de pilot in de kaasmakerij een succes bleek, gaat CONO een stap verder. Er wordt een kennismodel ontwikkeld voor de melkverwerking en het bestaande model in de kaasmakerij wordt ‘data-gestuurd’. “Hierbij koppelen we live data uit onze systemen direct aan het model. Hierdoor krijgen operators hapklare info: let op deze parameter, hij loopt weg, dat gaat invloed hebben op je kwaliteit op deze manier. Daardoor kunnen we een volgende stap zetten: niet alleen storingen sneller oplossen, maar juist voorkomen dat er ooit een storing of afwijking komt.”