Je hebt de experts, maar heb je ook de kennis?
Je hebt vijftien operators op de vloer. Drie van hen werken er al meer dan twintig jaar. En toch staat de lijn stil zodra die ene operator, laten we hem Jan noemen, er niet is. Hoe kan dat nou, met al die ervaring op de vloer? En hoe los je het op? Waarschijnlijk zoek je op de verkeerde plek.
De aanname die je op het verkeerde been zet
Het idee is dat kennistekort een kwantiteitsprobleem is. Je moet gewoon meer ervaren mensen aannemen, meer handboeken hebben, meer opleidingsdagen organiseren en meer schaduwlopen. Maar er is een fundamenteel verschil tussen iemand die veel weet en iemand die kan beslissen. En zolang je dat verschil niet ziet, los je het probleem niet op.
Wat een expert eigenlijk heeft
Een goede operator bouwt in de loop der jaren iets op waar geen handleiding voor bestaat: beslislogica. Die logica ontstaat door handelingen die hij intuïtief uitvoert, zonder er bewust over na te denken. Denk aan een combinatie van geluiden en geuren die hij onbewust in de gaten houdt, of een patroon dat hij herkent vóórdat het een productiestop veroorzaakt.
“Hij voelt het gewoon”, zeggen collega’s dan. Maar wat ze eigenlijk bedoelen: die operator ziet oorzaak-gevolgrelaties die nooit expliciet zijn gemaakt of zijn opgeschreven. Het is geen kennis, het is fingerspitzengefühl dat ontstaat door ervaring.
“Hij voelt het gewoon”, zeggen collega’s dan. Maar wat ze eigenlijk bedoelen: die operator ziet oorzaak-gevolgrelaties die nooit expliciet zijn gemaakt of zijn opgeschreven.
Waarom meer mensen het probleem niet oplossen
Hoe goed je ze ook opleidt: nieuwe medewerkers missen die beslislogica. Ze kennen de procedure, de stappen, maar niet het waarom achter de beslissingen. En ervaren mensen aantrekken dan? Mocht je het geluk hebben om iemand met twintig jaar ervaring te vinden, dan brengt die zijn eigen beslislogica mee. Niet die van jouw lijn, machine of product. Het duurt jaren voordat iemand de nuances van een specifiek proces écht beheerst.
De oplossing is niet nieuwe experts vinden, het is die diepgaande kennis van de experts die je hebt overdraagbaar maken.
Documenteren is niet genoeg
Veel organisaties herkennen dit risico en gaan aan de slag met documentatie. Je vraagt de expert zijn werk te beschrijven. Hij doet zijn best, hij schrijft op wat hij doet. Het resultaat: een procedure die beschrijft hoe de lijn normaal loopt.
Wat er niet in staat: wat hij doet als het niet normaal loopt. Welke signalen hem vertellen dat er iets mis dreigt te gaan. Hoe hij in twee seconden inschat of een afwijking een klein bijstuurmoment is of een productiestop rechtvaardigt.
Dat is geen onwil. Experts werken intuïtief. Ze kunnen hun beslislogica niet opschrijven, omdat ze die zelf nooit expliciet hebben gemaakt. Het gevolg: operators lopen op beslissende momenten nog steeds vast, omdat de handleiding hen niet verder helpt.
“Met ELICIT ontdekten we dat we de overload aan informatie die Pieter bezit op een praktisch toepasbare manier konden vastleggen.”
Arthur van Esveld, productiemanager CONO
Hoe dat eruitziet in de praktijk
Maar beslislogica van jaren ervaring in een paar interviews vastleggen? Dat klinkt toch te simpel om waar te zijn? Begrijpelijk. Maar de beslislogica van een expert is behapbaarder dan het lijkt. Onderzoek op basis van meer dan 200 expertinterviews laat zien dat het gemiddelde kennisprofiel bestaat uit ongeveer 20 parameters en 72 instructies. Dat is vastlegbaar en overdraagbaar. Maar alleen als je de juiste vragen stelt, en niet vraagt “beschrijf je werk”, maar “hoe beslís je?”. Door die kennis vervolgens vast te leggen als praktisch toepasbare informatie, kunnen operators op ieder moment terugvallen op expertkennis. Of ‘Jan’ er nou is of niet.
Eén vraag
Als je nu naar jouw organisatie kijkt, stel jezelf dan één eerlijke vraag: heb je meer experts nodig? Of heb je de kennis van de mensen die er al zijn nog nooit echt vastgelegd? De meeste productiemanagers die we spreken weten het antwoord al. Jij ook? Plan dan een kennismaking en we vertellen wat wij voor je kunnen betekenen.
Relevante onderwerpen
Haal kennis uit hoofden
ELICIT Online is dé oplossing voor het vastleggen en overdragen van ervaringskennis.
Elke organisatie heeft experts rondlopen die een schat aan ervaring hebben opgebouwd in het beheersen van de productieprocessen. Met onze software stellen we organisaties in staat om zelfstandig, gestructureerd en zeer snel deze waardevolle ervaringskennis vast te leggen
Kennisborging een enorm project? Niet op deze manier
Veel organisaties weten dat ze iets moeten doen aan kennisborging. De expert die al dertig jaar op de lijn staat, gaat binnenkort met pensioen. Toch blijft het project maar vooruit geschoven worden, want waar begin je eigenlijk? En wie heeft nou tijd voor zo’n enorm project? Maar wat ze niet weten is dat het eigenlijk héél makkelijk kan. Met een kleine stap en een voorspelbaar eindresultaat. We leggen uit hoe.
Waarom een Excel met storingen en oplossingen géén kennismanagement is
Je hebt een Excel-bestand met storingen en oplossingen. Een lijst die in de loop der jaren is gegroeid, telkens aangevuld wanneer er weer iets fout ging. Het voelt alsof je kennis vastlegt, alsof je je organisatie minder kwetsbaar maakt. Maar de realiteit is helaas anders.
Opleiden van operators kost vaak veel tijd
Het opleiden van operators kost vaak veel tijd omdat ze complexe systemen en apparatuur moeten begrijpen en bedienen. Dit omvat niet alleen technische kennis, maar ook praktische vaardigheden en veiligheidsprotocollen. Bovendien vergt het opleidingsproces herhaling en praktijkervaring om de benodigde competenties en vertrouwen op te bouwen.
Waarom je expert niet kan overdragen wat hij weet (en hoe dat wél lukt)
Jan heeft 28 jaar ervaring aan de extrusielijn. Inmiddels herkent een slechte batch aan het geluid van de machine. Hoe? Hij kan het niet uitleggen, maar dankzij dit gevoel voorkwam hij regelmatig stilstand. Volgend jaar gaat hij met pensioen en neemt hij dit gevoel mee.
Gelukkig is zijn leidinggevende scherp. Hij vraagt: “Jan, kun je een handleiding schrijven over wat je weet?” Tuurlijk, denkt Jan. Hij wil best meewerken. Maar drie weken later levert hij een handleiding van vijf pagina’s op, met stappen die iedere operator al kent.
Dat is volkomen logisch. Niet omdat Jan zijn best niet deed op de handleiding, maar omdat hij letterlijk niet kan beschrijven wat hij allemaal weet.
