Je operators zijn sceptisch over ELICIT. En hierom is dat een goed teken
Als je als productieleider of teamleider een nieuw systeem op de werkvloer introduceert, is er vaak weerstand. En daar moet je erg blij mee zijn. Het is namelijk een teken dat je mensen nadenken en betrokken zijn. Dat kun je gebruiken bij een goede implementatie. Hoe je dat aanpakt? We leggen het uit.
Wat er achter de weerstand zit
Als een operator twintig jaar lang een machine draait, heeft-ie kennis die niemand heeft. Hij heeft fouten gemaakt en ervan geleerd, geluisterd naar ervaren collega’s en ziet en voelt afwijkingen al aankomen voor de jongere collega’s het doorhebben.
Wanneer een teamleider op zo’n moment zegt: “We gaan je kennis vastleggen in een systeem,” horen veel operators iets anders. Ze horen: “We gaan jullie vervangbaar maken.” Of erger: “Jullie manier van werken is niet goed.”
Dat is niet wat je bedoelt, maar wél hoe het kan voelen. Daarnaast speelt er een praktische vrees: nóg een systeem erbij. Nóg een scherm waar je doorheen moet klikken terwijl de lijn draait. Ze hebben al genoeg te doen. En dat klopt ook.
Het verschil tussen documenteren en erkennen
Het keerpunt zit in de boodschap die je vertelt als manager of teamleider, bij de implementatie van ELICIT.
De vraag “Kun jij ons vertellen hoe jij dit doet?” is fundamenteel anders dan “We gaan documenteren wat er moet gebeuren.” De eerste vraag erkent expertise. De tweede impliceert dat die expertise inwisselbaar is voor een procedure.
Operators die actief worden betrokken bij het vastleggen van hun eigen kennis, als geïnterviewde expert en niet als passieve gebruiker, worden de grootste ambassadeurs van ELICIT. Omdat ze zichzelf erin herkennen. Hun aanpak, hun logica, hun oplossingen.
Een operator bij een voedingsmiddelenfabrikant verwoordde het zo: “Ik dacht eerst dat ze mijn werk wilden automatiseren. Maar toen ik zag wat er in het systeem stond, dacht ik: dit is gewoon hoe ik het doe. Alleen nu kan iedereen het zien.”
“Ik dacht eerst dat ze mijn werk wilden automatiseren. Maar toen ik zag wat er in het systeem stond, dacht ik: dit is gewoon hoe ik het doe. Alleen nu kan iedereen het zien.”
Zo pak je de introductie aan
Weerstand omdraaien is een reeks kleine, concrete keuzes in hoe je het proces inricht. Bij ELICIT doen we dat op deze manier:
Begin met leidinggevenden
Voordat de kennisfile aan operators wordt gepresenteerd, vindt er eerst een overleg met hun leidinggevenden plaats. Zij communiceren zelf waarom het project is gestart en wat hun rol is bij het stimuleren van gebruik. Zo staat de leidinggevende naast het team, niet ertegenover.
Betrek de meest ervaren operator
Wanneer de scepticus ziet dat zijn collega, de man of vrouw die al dertig jaar op de lijn staat, serieus wordt genomen als kennisbron, verandert de toon van het gesprek. In de praktijk worden de sessies zo ingericht dat de meest ervaren expert als eerste wordt geïnterviewd en als laatste valideert.
Laat de eerste resultaten voor zich spreken
Zodra een nieuwe collega een storing oplost zonder de expert te hoeven bellen, en die expert dat ziet, verschuift de perceptie. Niet “mijn kennis is gestolen,” maar “mijn kennis werkt nu ook als ik er niet ben.”
Geef operators inspraak op de inhoud
Fouten in het systeem, en die zijn er altijd in het begin, zijn geen probleem zolang de expert ze zelf kan corrigeren via de suggestiefunctie. Dat gevoel van eigenaarschap is de kern van adoptie.
Wees eerlijk over het ‘waarom’
Operators prikken feilloos door vage managementtaal heen. Als de aanleiding is dat een senior medewerker over twee jaar met pensioen gaat en je zijn kennis niet wilt kwijtraken, zeg dat dan gewoon. Dat is een reden waar mensen respect voor hebben.
“De jonge operators die nog in opleiding zijn zagen de meerwaarde. De meer ervaren operators volgden later.”
CONO Kaasmakers gebruikten ELICIT om meer dan 50 jaar kaasmakerij-kennis vast te leggen. Lees hoe de werkvloer het model stap voor stap omarmde.
De weken na de livegang zijn cruciaal
De presentatie is pas het begin. De eerste weken na de livegang bepalen of het systeem beklijft. Daarom werken we bij de ingebruikname met een evaluatieteam: iemand die het gebruik actief aanjaagt, een contactpersoon voor vragen en iemand die de voortgang monitort.
Wekelijkse overlegmomenten in de eerste weken, al dan niet gecombineerd met bestaande team-overleggen, houden gebruikers betrokken. Ze geven ook ruimte om hardop te zeggen wat er niet klopt. Want die feedback is precies wat het systeem beter maakt.
Show, don’t tell
Scepsis verdwijnt niet door te overtuigen met mooie woorden. Het verdwijnt door te laten zien, in de praktijk, op de werkvloer, met echte resultaten. De operators die het meest sceptisch beginnen, worden vaak de meest betrokken gebruikers. Maar dan moet je ze wel als expert behandelen, van het begin af aan.
Vrijblijvend kennismaken?
Benieuwd hoe andere productiebedrijven adoptie hebben aangepakt? Vraag een demo aan en zie hoe het kennissysteem eruitziet vanuit het perspectief van de operator.
Relevante onderwerpen
Waarom je expert niet kan overdragen wat hij weet (en hoe dat wél lukt)
Jan heeft 28 jaar ervaring aan de extrusielijn. Inmiddels herkent een slechte batch aan het geluid van de machine. Hoe? Hij kan het niet uitleggen, maar dankzij dit gevoel voorkwam hij regelmatig stilstand. Volgend jaar gaat hij met pensioen en neemt hij dit gevoel mee.
Gelukkig is zijn leidinggevende scherp. Hij vraagt: “Jan, kun je een handleiding schrijven over wat je weet?” Tuurlijk, denkt Jan. Hij wil best meewerken. Maar drie weken later levert hij een handleiding van vijf pagina’s op, met stappen die iedere operator al kent.
Dat is volkomen logisch. Niet omdat Jan zijn best niet deed op de handleiding, maar omdat hij letterlijk niet kan beschrijven wat hij allemaal weet.
Opleiden van operators kost vaak veel tijd
Het opleiden van operators kost vaak veel tijd omdat ze complexe systemen en apparatuur moeten begrijpen en bedienen. Dit omvat niet alleen technische kennis, maar ook praktische vaardigheden en veiligheidsprotocollen. Bovendien vergt het opleidingsproces herhaling en praktijkervaring om de benodigde competenties en vertrouwen op te bouwen.
Waarom een Excel met storingen en oplossingen géén kennismanagement is
Je hebt een Excel-bestand met storingen en oplossingen. Een lijst die in de loop der jaren is gegroeid, telkens aangevuld wanneer er weer iets fout ging. Het voelt alsof je kennis vastlegt, alsof je je organisatie minder kwetsbaar maakt. Maar de realiteit is helaas anders.
Drie belangrijke taken voor een operator
Elke operator heeft ze, onderstaande drie belangrijke taken:
- Procesbewaking
- Handeling bij afwijkingen
- De belangrijkste oorzaak-gevolg relaties van het productieproces kennen
Hieronder lichten we deze verder toe.
Help, de expert is met vakantie!
Tijdens elke vakantieperiode is het een uitdaging om alle werkzaamheden en processen zo goed mogelijk te laten doorlopen. Er zijn vaak een behoorlijk aantal collega’s afwezig, waaronder ook de experts die door het jaar heen als vraagbaak dienen voor de rest.
Wat wij in praktijk zien, is dat juist vaak tijdens die vakantieperiode pijnlijk duidelijk wordt hoe afhankelijk je eigenlijk bent van de experts binnen je bedrijf. Wanneer hij of zij er een week of langer niet is, dan sta je er toch alleen voor en kun je geen hulp inschakelen.
